Seloste tietosuojaperiaatteista

Hämeenlinnan Asunnot Oy

25.5.2018

Tietoja asukkaalle henkilötietojen käsittelystä Hämeenlinnan Asunnot Oy:ssä (yhtiö). Yhtiöllä tarkoitetaan myös muita samaan konserniin kuuluvia yhtiöitä.

Yleistä

Tietosuoja-asioissa voit myös olla yhteydessä toimistoomme. Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@hmlasunnot.fi.

Tässä selosteessa kerromme tietosuoja-asetuksen informointivelvoitteiden mukaisesti tietoja henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista.

Käsittelemme rekisterinpitäjänä asukkaiden ja asuntoa hakevien henkilöiden henkilötietoja, sillä se on välttämätöntä vuokraustoiminnan järjestämiseksi sekä hallinnon, vuokravalvonnan ja kiinteistönpidon kannalta.  Henkilötietoja tarvitaan vuokranantajan ja vuokralaisen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Käsittelyn peruste

Tietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetukseen ja kansalliseen tietosuojaa koskevaan lainsäädäntöön. Käsittelemme tietoja vain siinä laajuudessa, kuin se on vuokraustoimintaan soveltuvan lainsäädännön, asukasvalinnan ja hyvän vuokratavan mukaan tarpeellista.

Vastaamme siitä, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisesti, eikä tietoja oikeudetta luovuteta tai siirretä ulkopuolisille. Henkilöstömme on perehdytetty tietosuoja-asioihin.

Käsittelemme henkilötietojasi, jos olet hakenut asuntoa tai asunut tai asut Hämeenlinnan Asunnot Oy:n omistamassa tai hallinnoimassa asunnossa.

Käytämme tietoja esimerkiksi asukasvalintaan, vuokravalvontaan ja perintään, vikailmoitusten käsittelyyn ja kunnossapitotoimenpiteiden hallintaan sekä asukasdemokratian toteuttamiseen ja asukastiedotteiden toimittamiseen.

Rekisterit ja tietosisältö

Asukasrekisterissä voidaan käsitellä ainakin seuraavia henkilötietoja asunnon hakijoista, asukkaista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

• Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakkuusnumero
• Nykyinen asunto, mahdollisen työsuhteen kesto ja laatu, tulot ja varallisuus, luotot, velat, velkajärjestelyt ja perinnät, mahdollinen edunvalvonta tai turvakielto, alaikäisen hakijan huoltajuus, maksusitoumuksen tai takauksenantajan tiedot
• Vuokra-, maksu- ja vakuustiedot, asumiseen liittyvät päätökset ja toimenpiteet, pankkitilitiedot maksupalautuksia tai korvauksia varten
• jäsenyys asukasdemokratian mukaisissa toimielimissä

Säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen tai viranomaismääräyksiin perustuvan ajan, kuitenkin vähintään sen ajan, kun hakemus tai vuokrasuhde on voimassa. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista tilastoinnin, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Tietojen kerääminen

Henkilötiedot saamme ensisijaisesti hakulomakkeelta (internet -lomake tai paperinen lomake) ja sen liitteistä eli asukkaalta tai tulevalta asukkaalta itseltään. Lisäksi käsittelemme vuokrasuhteessa kertyviä tietoja, jotka saamme yhteistyökumppaneilta kuten huoltoyhtiöltä (esimerkiksi vikailmoitukset). Tietoja päivitetään myös esimerkiksi vuokravalvonnassa tapahtumien ja/tai asiakkaan ilmoituksen perusteella.

Voimme tarvittaessa kerätä ja tarkistaa tietoja maistraatista, Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä KELAsta.

Tietojen siirtäminen tai luovuttaminen

Tietoja voidaan siirtää Hämeenlinnan Asunnot Oy:n lukuun toimiville tahoille (kuten isännöinti, huoltoyhtiö) siltä osin, kuin ne tarvitsevat tietojasi asumiseen liittyvien palveluidemme toteuttamiseksi. Tietoja siirretään yrityksen käyttämien järjestelmäntoimittajien (kuten talous- ja kiinteistönhallintajärjestelmät) tietojärjestelmiin.

Emme pääsääntöisesti luovuta henkilötietoja. Tietoja ei luovuteta lainkaan EU:n ulkopuolelle. Poikkeuksena ovat tiedot, joiden luovuttamiseen on lainsäädäntöön perustuva oikeus tai velvollisuus. Tällaisia luovutuksen- tai siirronsaajia ovat lähinnä viranomaiset. Voimme rekisteröidyn kirjallisella suostumuksella luovuttaa tai siirtää henkilötietoja muillekin tahoille. Emme siirrä tietoja EU:n ulkopuolelle.

Tietoturva ja tietojen sijainti

Yhtiössä on laadittu erillinen henkilöstön tietoturvaohje. Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan yrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan.

Henkilötiedot sijaitsevat tietojärjestelmätoimittajien palvelimilla, toimiston omilla palvelimilla sekä työntekijöiden työasemilla. Paperimuodossa olevia asiakirjoja on toimistossamme ja toimiston arkistossa. Toimistoon ei pääse ilman että joku henkilökuntaan kuuluva ottaa vastaan. Arkisto on asianmukaisesti lukittu.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista tiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Poistamis- rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.